¿Qué es un sistema de gestión de la traducción?

Un sistema de gestión de la traducción, o TMS (por sus siglas en inglés), es una plataforma de software que ayuda a las organizaciones a gestionar mejor el proceso de localización de principio a fin, al dar a los gerentes de localización visibilidad de toda su cadena de producción de la traducción.

¿Qué es un sistema de gestión de proyectos de traducción?

Un sistema de gestión de proyectos de traducción (o TMS, por sus siglas en inglés) es una plataforma de software que ayuda a las organizaciones a gestionar mejor el proceso de localización de principio a fin, con herramientas que brindan a los administradores de localización un panorama completo de su proyecto de traducción. Con un TMS, los gerentes de proyectos pueden entender la etapa actual de cada archivo de traducción y proyecto, qué personas los reciben, qué recursos lingüísticos se utilizan y, luego, hacer cambios cuando sea necesario y colaborar con traductores y otros compañeros para que los proyectos siempre se entreguen a tiempo. Un gerente de proyecto puede usar un TMS para supervisar proyectos y gestionar varios sistemas, recursos lingüísticos y equipos para optimizar todo el proceso de traducción. Las plataformas de TMS empresariales modernas también tienen funciones avanzadas de IA y automatización para ahorrar tiempo y dinero. Las plataformas modernas de TMS que se desarrollan para la empresa también tienen funciones avanzadas de IA y automatización que pueden asignar automáticamente archivos a los traductores según sus habilidades y disponibilidad, dirigir archivos de forma inteligente e integrarse a través de conectores y API a todos tus sistemas comerciales y de TI importantes. En conjunto, las plataformas de TMS empresariales utilizan la IA y la automatización para eliminar tareas repetitivas, reducir la complejidad y la necesidad de intervención humana, lo cual ahorra tiempo, dinero y problemas.

¿Para quién es?

En un sentido amplio, un TMS es para cualquier empresa que desee localizar o traducir, pero lo usan principalmente los equipos de localización y los gerentes de proyectos. Según el tamaño de tu empresa y el caso de uso previsto, ciertas características pueden ser más o menos importantes para tu equipo. Por ejemplo, una empresa grande puede centrarse más en los aspectos de automatización del lenguaje y de informes empresariales para hacer un seguimiento de la eficiencia y el gasto; mientras que una empresa mediana puede centrarse más en las funciones de gestión de proyectos para coordinar los equipos internos y externos, a fin de que todos estén en sintonía. No obstante, no hay una sola solución que se adapte a todos, y las empresas de todos los tamaños usan el TMS de manera diferente. Pero una cosa es cierta: si quieres traducir o localizar, tener un TMS es imperativo.

¿Por qué necesito uno?

Veamos una situación hipotética. La empresa A comienza a considerar la localización por primera vez, pero no está completamente segura de por dónde empezar. En lugar de optar por usar un TMS, Juan de la empresa A decide usar sus hojas de cálculo convencionales para hacer el seguimiento de todo y se comunica con los traductores por correo electrónico todos los días. Muy rápidamente, Juan se da cuenta de que la situación lo ha superado. Se vuelve difícil hacer el seguimiento de todos los proyectos de traducción que se deben realizar, mantenerse en contacto con los traductores y garantizar la calidad de su trabajo es poco manejable, y es imposible estar al tanto de todos los recursos lingüísticos. Lamentablemente, lo más seguro es que los proyectos se pierdan y los plazos se tengan que extender; por ende, lo que primero fue una sencilla tarea de traducción se ha convertido en una carga. En una oficina cercana, la empresa XYZ S.A. ha estado investigando sobre localización y ha decidido invertir en un TMS. Alicia, la nueva gerente de proyectos del equipo, no quiere que las cosas se compliquen y ha encontrado una herramienta para mantenerse al tanto de sus proyectos. Su nuevo TMS le permite seguir fácilmente los plazos y proyectos, además de supervisar los avances de los equipos internos y externos. A medida que los proyectos se terminan y llegan nuevos documentos que deben traducirse, todo se almacena en su TMS para facilitar su acceso y gestión. Además, dado que XYZ S.A. traduce constantemente documentos nuevos, la memoria de traducción (o TM) de su TMS puede dar información de referencia a los traductores mediante fragmentos y oraciones traducidos anteriormente. Estas coincidencias de la TM, exactas o parciales, ayudan a los traductores a trabajar más rápido gracias a la tecnología que reconoce palabras o frases repetidas y que añade automáticamente traducciones previas. Además de que esto ayuda a automatizar y acelerar el proceso, permite que su equipo haga más proyectos más rápidamente. Recuerda que las necesidades de cada empresa son diferentes. Pero usar un TMS puede ser sumamente útil.

¿Cómo funciona un TMS?

Básicamente, un TMS introduce la automatización en un proceso históricamente manual y que consume mucho tiempo. La automatización es clave: ayuda a mejorar la eficiencia y la velocidad y, a la vez, disminuye los errores. Gracias a esto, mejora la velocidad de la traducción y disminuye el tiempo de entrega. Después de todo, la traducción y la localización son procesos globales. Cuanto más puedas automatizar y poner en marcha sistemas inteligentes, mejor será tu proceso. Un TMS se divide en algunos componentes principales: gestión del flujo de trabajo, memoria de traducción, integraciones de gestión de contenido, gestión de archivos, paneles de control, informes y más. Gestión del flujo de trabajo

La gestión de proyectos es probablemente la característica más fundamental de un TMS, ya que mantiene la organización y permite que los proyectos fluyan por el proceso de traducción, antes embrollado y fragmentado. Los TMS modernos incluyen categorías, etiquetas y funciones de anidación para mejorar la organización y mantener los documentos en el lugar correcto. La asignación automatizada de tareas y las notificaciones integradas también ayudan a los traductores y a los revisores a mantenerse concentrados y eliminar la necesidad del trabajo manual. Gestión de recursos lingüísticos

Uno de los desafíos más grandes para los traductores es mantener un sistema de registro de actualizaciones y cambios en la terminología y la memoria. Si se hace un cambio en un momento del proceso, es posible que deba volver a hacerse. Un TMS puede mantener la terminología, las memorias de traducción, los glosarios y mucho más; de este modo, siempre están actualizados y el proceso de traducción se acelera. Generación de informes

Todas las empresas necesitan información sobre su negocio para plantear mejor sus proyectos futuros. Dado que todos los proyectos pueden gestionarse en un TMS, los datos pueden integrarse en otras herramientas para crear informes y profundizar en la información fundamental del negocio. Conectores

La transferencia de contenido entre sistemas puede ser desafiante, independientemente del tamaño de la empresa. Existen determinados TMS que son compatibles con las integraciones, a través de una API o conectores personalizados, con repositorios de contenido. Pueden ser herramientas como un CMS, una base de conocimientos, un repositorio de código, una plataforma de automatización de marketing, una plataforma de comercio electrónico y mucho más. Esto agiliza enormemente el proceso de traducción, ya que el contenido puede fluir dentro y fuera del TMS con facilidad. Las siguientes son cuatro razones por las que un TMS transformará tu negocio.

Hay muchos motivos por los que un TMS es importante, pero estos son fundamentales para considerar un TMS para tu negocio:

1. Automatizar tu trabajo manual

Los traductores y los gerentes de proyectos a menudo completan tareas similares, una y otra vez, todos los días. Sin la automatización, pueden perder innumerables horas haciendo un trabajo repetitivo cuyo tiempo podría usarse mejor en otra cosa. Los proyectos ya no quedan atascados en etapas específicas, a la espera de la revisión o la reasignación. Un TMS permite que las personas ganen tiempo, que es lo que importa, y que los proyectos se terminen más rápidamente. 2. Rastrear los proyectos

No te preocupes si pierdes el rastro de una larga lista de proyectos que administras. Pon fácilmente todo donde debe estar, ve en qué etapa van las cosas y haz un seguimiento con las partes pertinentes. De esa manera, tú y tu equipo pueden mantenerse al tanto de todo. 3. Colaborar más fácilmente

El 75 % de las personas quieren comprar productos y servicios en su lengua madre. ¿Cómo puedes llegar a ellos? Trabajando con personas de todo el mundo que traduzcan lo que necesitas. Sin embargo, es fácil perder el hilo de la comunicación y esta puede volverse rápidamente una carga. Reunir traductores, equipos y gerentes en un solo sistema es útil para que todos estén alineados más fácilmente. 4. Eliminar el margen de error

Si llevas el seguimiento de los proyectos de traducción en una hoja de cálculo, es probable que algunas cosas se pasen por alto y las tareas se descarrilen. Con un TMS, es más fácil auditar las tareas que se han completado y ver quién las completó, lo cual te permite trabajar de manera eficiente y eficaz. Todo funciona mejor, y un TMS adecuado es una solución todo en uno que hace que un proceso complejo sea menos complicado. Más rápido, mejor, más simple y más rentable, todo en un solo lugar.

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