Un système de gestion de traduction ou TMS est une plateforme logicielle conçue pour aider les entreprises a mieux géré le processus de localisation, du début à la fin. Il intègre un ensemble d’outils qui permet aux responsables de la localisation d’avoir une vue complète sur l’intégralité de leur processus de traduction. Grâce à un TMS, les chefs de projet peuvent suivre la progression de chaque fichier de traduction et de chaque projet, savoir quelles personnes sont affectées, quelles ressources linguistiques sont utilisées, puis apporter les modifications nécessaires et collaborer avec les traducteurs et les autres membres de l’équipe afin de garantir la livraison des projets dans les délais, à chaque fois. Un chef de projet peut utiliser un TMS pour superviser les projets, gérer plusieurs systèmes, actifs de langue ou équipes et rationaliser ainsi l’intégralité du processus de traduction. Les plateformes de TMS d'entreprises modernes ont également des fonctionnalités avancées d'IA et d'automatisation pour économiser du temps et de l'argent. Les plateformes de TMS modernes qui sont conçues pour l'entreprise ont également des fonctionnalités avancées d'IA et d'automatisation qui peuvent assigner des traducteurs automatiquement en fonction de l'ensemble de leurs compétences et de leur disponibilité, acheminer des fichiers de manière intelligente, et s'intégrer via des connecteurs et des API à tous vos systèmes commerciaux et informatiques essentiels. Dans leur ensemble, les plateformes TMS d’entreprise exploitent l’IA et l’automatisation pour supprimer les tâches répétitives, réduisant ainsi la complexité et le besoin d’intervention humaine – ce qui génère un gain de temps, d’argent et une réduction des désagréments.

À qui les TMS sont-ils destinés ?

De façon générale, un TMS est conçu pour toute entreprise qui souhaite localiser ou traduire du contenu, mais en règle générale, il est principalement utilisé par les équipes de localisation et les chefs de projet. En fonction de la taille de votre entreprise et de vos besoins, certaines fonctionnalités peuvent s’avérer plus ou moins importantes pour votre équipe. Par exemple, une grande entreprise pourra davantage se concentrer sur les aspects de l’automatisation de la langue et les rapports d’activités qui lui permettront un suivi des dépenses et de l’efficacité. De son côté, une entreprise de taille moyenne accordera plus d’attention aux fonctionnalités de gestion de projet afin de mieux coordonner les opérations entre les équipes internes et externes et veiller ainsi à ce que chacun soit en phase. Toutefois, il n’existe pas de solution uniforme. Quelle que soit leur taille, les entreprises utilisent les TMS de manière différente. Mais une chose est certaine : si vous souhaitez vous lancer dans la traduction ou la localisation, vous devez absolument utiliser un TMS.

Pourquoi en ai-je besoin ?

Examinons un scénario. La société A envisage pour la première fois de localiser son contenu, mais elle ne sait pas vraiment par où commencer. Au lieu d'opter pour un TMS, John de l'entreprise A décide d'utiliser ses feuilles de calcul standard pour tout suivre, tout en contactant des traducteurs par e-mail tous les jours. Très rapidement, John se rend compte qu'il est débordé. Le suivi de tous les projets de traduction à réaliser est fastidieux. Il a du mal à rester en contact avec les traducteurs et à contrôler la qualité de leur travail. Pour finir, il lui est impossible de tenir à jour les ressources linguistiques. Lentement mais sûrement, les projets se perdent et les délais sont repoussés et sa traduction, autrefois si simple, est devenue un poids. Dans un bureau au coin de la rue, l'entreprise XYZ a fait des recherches sur la localisation et a décidé d'investir dans un TMS. Alice, la nouvelle responsable de l'équipe pour ce projet, veut s'assurer que tout reste simple et a trouvé un outil qui peut l'aider à garder ses projets sous contrôle. Son nouveau TMS lui permet de garder aisément un œil sur les délais et les projets, tout en restant à l'écoute des équipes internes et externes. À mesure que les projets se terminent et que de nouveaux documents nécessitant une traduction arrivent, tout est stocké dans son TMS, pour un accès et une gestion en toute simplicité. En outre, puisque l'entreprise XYZ traduit constamment de nouveaux documents de manière cohérente, la mémoire de traduction de son TMS (ou TM), peut fournir des points de référence aux traducteurs grâce à des fragments et des phrases précédemment traduits. Ces correspondances de TM, qu’elles soient exactes ou partielles, aident les traducteurs à travailler plus rapidement. En effet, la technologie permet de reconnaître les répétitions de mots ou de phrases et insère automatiquement la traduction précédemment réalisée. Tout cela aide à automatiser et à accélérer le processus, ce qui permet à son équipe de gérer plus de projets et plus rapidement. Gardez à l'esprit que les besoins de chaque entreprise sont différents. Mais l’utilisation d’un TMS peut vous être d’une très grande aide.

Comment fonctionne un TMS ?

À sa base, un TMS introduit l’automatisation dans un processus historiquement manuel et chronophage. L’automatisation est essentielle : elle permet de travailler plus efficacement, plus rapidement et minimise les erreurs. Par conséquent, elle augmente la vitesse de traduction et diminue le temps d’exécution. Après tout, la traduction et la localisation sont des processus mondiaux. Plus vous pouvez automatiser et mettre en place des systèmes intelligents, plus votre processus sera efficace. Un TMS se décompose en quelques éléments importants : gestion de flux de travail, mémoire de traduction, intégrations de gestion de contenu, gestion de fichiers, tableaux de bord, rapports et plus encore. Gestion de flux de travail

La gestion de projets est sans doute la caractéristique la plus essentielle d'un TMS, car elle aide à maintenir l'organisation et à permettre aux projets de passer facilement au travers du processus de traduction autrefois laborieux et fragmenté. Les TMS modernes comprennent des catégories, des étiquettes et des capacités d'imbrication pour améliorer l'organisation, en gardant les documents au bon endroit. Grâce à l’attribution automatique des tâches et aux notifications intégrées, les traducteurs et réviseurs peuvent mieux se concentrer sur leur travail et ces tâches n’ont plus à être effectuées à la main. Gestion des ressources linguistiques

Pour les traducteurs, l’un des plus grands défis est de pouvoir maintenir un système qui enregistre les mises à jour et les changements réalisés au niveau de la terminologie et de la mémoire. Si le traducteur fait un changement à un moment du processus, il est possible qu’il faille le refaire. Un TMS peut maintenir à jour les terminologies, les mémoires de traduction, les glossaires, et bien plus encore et accélère ainsi le processus de traduction. Rapport

Chaque entreprise a besoin d’informations exploitables sur sa société afin de faire de meilleures prévisions sur les futurs projets. Étant donné qu’un TMS vous permet de gérer tous vos projets, vous pouvez intégrer les données à d’autres outils et créer des rapports afin d’avoir un aperçu plus détaillé sur les informations essentielles concernant vos activités. Connecteurs

Le transfert de contenu entre systèmes peut représenter un défi, quelle que soit la taille de l’entreprise. Certains TMS prennent en charge des intégrations, que ce soit par l’intermédiaire d’applications ou de connecteurs personnalisés, avec des référentiels de contenu. Il peut s’agir d’outils comme un SGC, une base de connaissances, un référentiel de code, une plateforme d’automatisation du marketing, une plateforme de commerce électronique, etc. Cela rationalise beaucoup mieux le processus de traduction, car le contenu peut circuler facilement dans et hors du TMS en toute simplicité. Voici quatre raisons pour lesquelles un TMS transformera votre entreprise.

Un TMS est important pour bien des raisons. Mais voici quatre raisons commerciales essentielles pour lesquelles vous devriez envisager l’utilisation d’un TMS :

1. Automatisation de votre travail manuel

Au quotidien, les traducteurs et les chefs de projet sont souvent amenés à répéter les mêmes tâches. Sans automatisation, ils peuvent perdre des heures à effectuer un travail répétitif alors que ce temps pourrait être utilisé à de meilleures fins. Vos projets ne restent plus bloqués à certains stades spécifiques, en attente d’une révision ou d’une réaffectation. Avec un TMS, vous permettez aux personnes de passer plus de temps sur les tâches qui comptent le plus et à vos projets de franchir la ligne d’arrivée plus rapidement. 2. Suivez les projets

N’ayez plus peur de vous perdre dans cette longue liste de projets que vous devez gérer. Maintenant, vous pouvez facilement classer tous vos fichiers là où il faut, vérifier le stade du pipeline auquel se trouvent les tâches et suivre les parties prenantes impliquées. Ainsi, vous pouvez rester, vous et votre équipe, sur la bonne voie. 3. Collaborez plus facilement

75 % des personnes préfèrent acheter des produits et services dans leur langue maternelle. Comment les atteindre ? En travaillant avec des personnes à travers le monde qui vous aideront à traduire ce dont vous avez besoin. Toutefois, il est facile de se perdre dans la communication, qui peut rapidement devenir fastidieuse. En regroupant vos traducteurs, vos équipes et vos gestionnaires dans un seul et même système, il est plus facile que jamais de garder tout le monde sur la même longueur d’onde. 4. Éliminez les erreurs possibles

Si vous suivez vos projets de traduction avec un tableur, il est probable que des choses soient négligées et que des tâches passent à travers les mailles du filet. Avec un TMS, il est plus facile d'examiner un journal de vérification pour voir quelles tâches ont été menées à bien et par qui, vous permettant de travailler efficacement et de façon efficiente. Tout fonctionne mieux et un TMS approprié est une solution tout-en-un qui simplifie un processus complexe. Plus rapide, plus efficace, plus simple et plus abordable, le tout dans un endroit centralisé.